【涵義】

適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

【特點】

(一)平等性和溝通性

函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。即使是向有關主管部門請求批準，在雙方不是隸屬關系的時候，也不能使用請示和批復，只能用函，并且姿態(tài)、措辭、口氣也跟請示和批復大不相同，也要體現(xiàn)平等性和溝通性的特點。

(二)靈活性

表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標題。

(三)單一性

函的主體內容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

通知與函混用：通知與函的區(qū)別是：通知只限于上級機關對所隸屬的下級機關使用(行政上沒有隸屬關系，業(yè)務上有領導、指導關系也可以用通知)，而函是在不相隸屬的單位之間使用。所以，通知作為下行文，據(jù)有“告知性”，而函作為平行文，更多的是詢問與商洽，二者行文關系不能混淆。若把通知發(fā)到不相隸屬的單位，誤用上級對下級的語言，告知任務，那就越出了自己的職權范圍，是失禮的做法;若把函發(fā)到下屬單位，誤用對兄弟單位的商洽性語言告知任務，這就是放棄了自己的職權。只有明確行文關系，才能使通知、函正常發(fā)揮作用。

二、函的基本類型

函可以從不同角度分類：

(一)按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來;便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

(二)按發(fā)文目的分，函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。

(三)按內容和用途分，可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

三、函的寫法

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

1.標題和主送機關

主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

(1)標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

(2)主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

2.正文

其結構一般由開頭、主體、結語等三部分組成。

(1)開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內容，然后用“現(xiàn)將有關問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

(2)主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

(3)結語

通常應根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。

3.結尾落款

一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。